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办会议有哪些需要注意的地方
发布时间：2018-02-08

我们常说办婚宴有很多的注意事项，其实办会议也是如此，也有很多需要注意的地方。办会议你可能会忽视的细节有哪些？看看这些你有没有注意过？
会议，包括重庆会议策划、会场搭建你都应该注意些什么？
　　自带酒水是否收费
　　对于会议主办方来说，为了节约会议成本，在召开酒店会议的时候难免会选择自带酒水。有些会场会明确规定不能地带酒水，这个问题自然不用多说，也很明确也就不用考虑过多。但是要注意的是，有些会场会允许你自带酒水，但是没有明确说明自带酒水是否要支付开瓶费用，这一点是很多会务人员都会忽略的一个小细节。对于这一点最好是能够在事先确定清楚，并且在合同中写明，并且要把酒水和饮料区分开来，毕竟每个不同的会场都有自己不同的规则。
　　区分“订金”和“定金”
　　要召开会议，提前预订酒店会场时必不可少的一个环节，相关负责人在签署预订合同之前一定要看清楚写的是“订金”还是“定金”这两者虽然只有一字之差，却代表着不同的权益。因为“订金”是订立、预订的意思，而“定金”则是法律意义上的责任承担。也就是说，如果合同上是“订金”，预订方呀更改宴会会场，商家需要退还订金；如果合同上是“定金”，也就是下定，商家需要预留这个定期时间，商家和预订方都无权更改，若更改需给予对方赔偿。
　　合理分配时间
　　召开会议，时间的掌控尤为重要。一定要尽量最少的时间去接待每一位与会嘉宾。要合理安排会议时间，会议当天，你作为会议主办方肯定有很多事情需要你去做，千万不要花费大量的时间来接待一个你认为十分重要的人，如果这样做其他的与会嘉宾会觉得他们没有受到重视，同时还会影响到整个会议流程。如果在这次出席的嘉宾中有多年交情的老朋友，同时又有很多话要聊也要等会议结束之后再续家常。
　　是否留有备用餐桌
　　当你在预订会议酒店的时候，难免会考虑到会议用餐的问题，而这个问题就关系到有多少人会吃饭。很多时候在会议还没开始之前，你对很多的因素都是不确定的，只能是心里有个大概的数。因此在与会嘉宾的数量无法确认的情况下，最好是在安排会议用餐是多备一桌，俗话说有备无患嘛。但是备用桌的费用要谈好，并在合同中写明！并且要明确写明如果宾客人数过多，使用了这备留的一桌，那按照整场费用收取，如果客人数不到，以至这桌的冷菜没有食用，那可事先谈好只负责冷菜费用，其他费用可以不用再付。
　　量“力”而行
　　这里所说的“力”，当然是指酒力啦。在会议餐桌上难免少不了会喝酒交际。但是在会议这种场合一定要做到量力而行，千万不要逞强，也不要硬劝别人喝酒，特别是对于酒量差的人来说，很可能喝多了就喜欢胡言乱语，在下场会议中影响到会议秩序。因此，要记得要会务人员注意所有与会嘉宾的安全，喝酒要适可而止。