长沙会议活动接待方案
为了让此次活动获得圆满成功,本方案包括以下几个组成部分：1、活动概述；2、接待内容；3、接待领导小组的组织结构及成员的工作职责；4、进度计划
一、活动概述
二、接待内容
三、接待领导小组的组织结构及成员的工作职责
A、接待领导小组构成：
组长XXX，副组长XXX，成员包括XX。。。。。。。。
B、小组成员分工及工作内容：
1、组长（总经理） 负责活动整体的规划与决策。
2、副组长（营业副总） 协助组长工作，负责活动的总执行，保证接待的顺利完成。
a.汇总各方面及各部门传递过来的信息，及时整理、处理并汇报到总经理处。
b.及时传达并执行总经理作出的有关决策。
c.检查、督促各部门的执行，对发现的问题予以及时有效地处理。
d.接待相关重要嘉宾。
3.公关部经理 负责活动中的相关接待工作：
a.协助公共关系部做好部分VIP及外宾的接待工作。
b.开幕式所需的董事会代表演讲稿、总经理演讲稿、欢迎晚宴总经理欢迎辞的撰写。
c.组长交代的其他工作。
4、财务总监 负责活动中的相关财务事宜：
a.活动过程中备用金的准备。
b.活动中人员的合理安排，以保证抽调部分人员协助有关部门。c.检查、核实活动中费用的收取与支出情况。
5、礼宾部经理 负责活动中的接待工作：
a.根据会场布置要求，与企划部、安保部共同协商，确定签到处的位置。
b.签到簿的准备及负责签到的人员安排。
签到薄的准备以嘉宾200人作安排。
负责签到的人员应安排礼仪小姐。
c.准备相应的礼仪小姐引领嘉宾入场。
d.引导重要宾客到贵宾室休息。
e.贵宾室的布置与服务工作。
f.准备相应的文房四宝供重要领导题词。
g.为领导及嘉宾佩带的鲜花胸牌的准备。
h.旅游小姐的服务与跟踪工作。
i.重要宾客的跟踪服务工作。
j.检查各营业区域重要宾客接待的准备工作。
6、总办主任 负责活动的人力资源与后勤工作：
a.各部门人员支持的调度工作。
b.与有关单位的协调工作。（如卫生防疫）
c.接送嘉宾车辆的准备工作。
d.演员更衣室的准备与布置工作。
e.活动所需临时工的招募与安排工作。
f.开幕式座椅的搬运与摆放（以临时工为主）。
g.可能有礼品赠送的接收及登记工作。准备相应的登记本。
h.做好后勤保障工作，为一线员工服务。
i.礼品的发放工作。
7、策划部经理 负责活动的宣传工作：
a.活动前的广告投放工作。
b.活动所需宣传资料的制作。
c.联系相关媒体的采访工作。
d. 安排专门人员负责活动中的摄影、摄像工作。
e.欢迎水牌、刀旗、气球、彩虹门、条幅、花篮、广告板的联系及实施区划工作：
水牌：在各区域楼宇前放置欢迎或庆祝水牌；
刀旗：营业区域道路两旁；
气球：悬挂在大门口、广场旗杆至大门口处；
彩虹门：大门、舞台入口处；
条幅：悬挂在外墙体
花篮：
广告板：广场旗杆至大门口处道路两旁。
f.舞台的设计与布置工作。
g.礼品及宣传品的制作与装袋工作。
宣传品：DVD、销售手册、宣传折页。
h.场地布置与规划1（包括颁奖晚会与生日晚会）。
i.对外宣传材料如新闻稿、DVD的制作
此类材料为赠送给来访的记者及寄送给相关的新闻机构。
k.各营业区域为本节日临时增加的宣传品或美工作品的制作。
8、营销总监 负责活动的销售工作：
a.组织活动所需的游客参与此次活动。
b.合理安排活动过程中的预订工作。
c.此次活动的销售与推广工作。
d. 活动中需市场做的其他工作。
9.保安部经理 负责活动中的安全保卫工作：
a.根据活动安排提供相应的安保计划。
b.活动期间焰火燃放区域的规划与人员安排。
c.活动期间车辆停放区域的规划。
d.VIP的安保及停车等区域的规划。
e.活动现场的疏通工作。
f.活动现场次序的安排与维护。
活动中需注意的安全检查及追踪落实工作。
10.客房部经理 负责活动中的房务事宜：
a.客房物品的完善与补充工作。
b.客房的检查与服务工作。
11、前厅部经理 负责前厅接待事宜：
a.客房的分配与协调工作。
b.配合公关部开展对客服务工作。
12、餐饮部经理 负责餐饮接待事宜：
a.菜谱的确认，酒水的准备及酒会现场的布置等工作。
b.颁奖仪式的准备与布置工作。
c.生日晚会的布置。
13.康乐部经理 负责本区的接待工作：
a.本区的卫生清理工作
b.客人参观路线的设计。
c.活动现场的规划与布置，现场客人的组织。
14.工程部经理 负责活动中的设备准备，调试、维护工作：
a.活动相应设备的准备、调试工作。
b.线路所需的布置、检查。
c.专人负责电源的维护，备用电源的准备工作。
d.鲜花的摆放及养护。
e.整体绿化的管理。
f. 条幅的安放
15、采购部经理 负责活动所需的采购事宜：
a.及时满足各部门在此次活动的采购。
b.焰火的采购。
c.安排人员与专用车辆以备应急采购。
16、质管部经理 负责活动的监督：
a.跟进各部门的计划进度。
b.检查各部门的服务质量。
四、进度计划
1、X月X日前各部门上交此次活动的安排计划
2、X月X日讨论各部门计划
3、X月X日确定各部门工作具体方案
4、X月X日形成此次活动完整方案
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